Mở quán trà sữa hay kinh doanh bất kỳ mặt hàng thức uống nào khác thì bạn cần phải chuẩn bị rất nhiều thứ. Việc chuẩn bị kỹ càng sẽ giúp các bạn dự trù được những kinh phí và sẽ chủ động hơn trong việc xử lý các tình huống.
Và để giúp các bạn có thêm thông tin cần thiết để chuẩn bị cho mục tiêu kinh doanh của mình. Mình xin được chia sẻ các bước chuẩn bị kinh doanh trà sữa đã được sưu tổng hợp từ những người từng trải trong lĩnh vực này.
Bạn nên xem qua 9 thương hiệu trà sữa chai nổi tiếng tpHCM
12 bước cơ bản khi bắt đầu kinh doanh trà sữa
Bước 1: Xác định đối tượng khách hàng
Đây là yếu tố then chốt quyết định 99% sự thành công của bạn. Tuy nhiên nó lại thường bị bỏ qua và ít người chú ý đến.
Trên thực tế, để mở quán thành công, bạn cần hiểu rõ khách hàng của mình là ai. Trong trường hợp bạn dự định mở quán trà sữa thì bạn cần biết khách hàng tiềm năng của bạn có thể là ai.
Món trà sữa hiện nay đã không còn xa lạ với chúng ta. Ai ai cũng có thể thưởng thức được món trà sữa. Và theo thống kê trung bình ở một số quán trà sữa tại khu vực TPHCM thì lượng khách của món này tập trung nhiều vào những người trẻ.
Cụ thể là: Học sinh sinh viên chiếm 60%, các cặp đôi và gia đình chiếm khoảng 30%.
Các con số trên chỉ là ước lượng và tham khảo nhưng sẽ giúp bạn định hướng được rõ ràng hơn cho những bước sau.
Bước 2. Xác định nguồn vốn
Tài chính vẫn là yếu tố quan trọng quyết định trong mọi việc. Bạn cần xác định rõ số tiền mình dự định đầu tư trước, sau đó lên kế hoạch dự trù kinh phí và chi tiêu phù hợp. Sẽ có rất nhiều khoản chi mà bạn phải đối mặt. Và những mục lớn chiếm khá nhiều chi phí của bạn thường là:
● Chi phí thuê địa điểm (tối thiểu 6 tháng)
● Chi phí thiết kế hoặc sửa chữa lại quán (nếu cần)
● Chi phí mua các trang bị trang thiết bị cần thiết như: bàn, ghế, ly/chai, dụng cụ pha chế, nguyên liệu…..
● Các chi phí duy trì hoạt động: tiền lương cho nhân viên, tiền điện nước, tiền thuế,...
● Các loại phí khác: chi phí làm giấy phép kinh doanh, chi phí marketing..in logo
Ngoài những hạng mục chính bạn nên chuẩn bị số tiền để dự trù các chi phí phát sinh do thị trường biến động. Và bạn cũng cần tiền dự phòng để có thể duy trì hoạt động quán trong thời gian đầu khai trương.
Bước 3: Tìm hiểu về kinh doanh và chuẩn bị menu cho quán
Theo kinh nghiệm thì chúng ta nên thực hiện bước này ngay từ khi bắt đầu có ý tưởng mở quán. Bởi vì việc học hỏi kinh nghiệm kinh doanh sẽ giúp bạn chuẩn bị tốt hơn cho các bước sau này.
Thông qua các mối quan hệ bạn có thể kiếm được các nguồn cung cấp dịch vụ về thi công, thiết kế và nguyên liệu với giá tốt nhất.
Việc học hỏi các kinh nghiệm kinh doanh sẽ giúp bạn hiểu khách hàng hơn và từ đó bạn sẽ có những ý tưởng thiết kế thật ấn tượng trong trang trí hoặc làm menu đồ uống cho quán.
Bạn có thể tham gia 1 khóa học pha chế uy tín để nắm được menu hoàn chỉnh và ngon nhất dành cho khách hàng của mình. Qua quá trình học hỏi các kinh nghiệm kinh doanh các bạn có thể lấy các contact quan trọng để các bước chuẩn bị mở quán thuận lợi hơn.
Bước 4: Lựa chọn địa điểm mở quán
Với món trà sữa này thì rất dễ trong việc lựa chọn địa điểm. Tuy nhiên sẽ có một số địa điểm tốt nhất giúp việc kinh doanh của bạn thuận lợi hơn.
● Gần các trường học (cấp 2, cấp 3, các trường cao đẳng, đại học,..)
● Khu vực đông dân cư, đặc biệt là gần các khu chung cư, khu đô thị,...
● Khu vực gần điểm vui chơi giải trí, các trung tâm thương mại, dọc các con đường lớn.
● Gần công ty, doanh nghiệp, bến xe,...
Nếu không thể tìm được những địa điểm lý tưởng hoặc không đủ điều kiện để thuê mặt bằng thì các bạn cũng đừng quá lo lắng. Chọn 1 vị trí ít có đối thủ cạnh tranh cũng là 1 giải pháp khá ổn. Bạn có thể kinh doanh online đều được.
Bước 5: Xây dựng ý tưởng thương hiệu quán
Thông thường khi bạn bắt đầu muốn kinh doanh trà sữa thì đã bạn đã có những ý tưởng cho mình rồi. Tuy nhiên sau các bước chuẩn bị ở trên có thể bạn sẽ sáng tạo hơn và điều chỉnh ý tưởng của mình hợp lý hơn.
Có 2 hướng để bạn tạo thương hiệu cho quán trà sữa của mình.
1. Mua lại thương hiệu
Với nhiều chuỗi trà sữa lớn có thương hiệu như: Dingtea, Gongcha, KOI, Chago…họ cũng sẵn sàng nhượng quyền kinh doanh cho các địa điểm nhỏ lẻ.
Hình thức này giúp bạn dễ dàng kinh doanh hơn vì đã có thương hiệu nổi tiếng. Ngoài ra bạn cũng được cung cấp chuẩn chất lượng của chuỗi nên bạn và khách hàng đều cũng khá yên tâm.
Tuy nhiên, hình thức đòi hỏi mức đầu tư khá lớn. Chỉ với tiền đầu tư thương hiệu và công thức thì đã lên tới hàng trăm triệu, thậm chí cả tỷ đồng.
2. Xây dựng thương hiệu riêng
Hình thức này sẽ giúp bạn chủ động trong kinh doanh và dễ dàng thực hiện theo ý tưởng của mình hơn. Giúp bạn tiết kiệm vốn đầu tư để chi trả cho các khoản chi phí khác như xây dựng và duy trì quán.
Bạn chỉ cần tốn khoảng 5 triệu để thiết kế bộ nhận diện thương hiệu. Bạn có thể bỏ ra mức học phí khoảng 4 triệu để tham gia 1 khóa học pha chế trà sữa chất lượng và còn lại là chi phí thiết kế và thi công cho quán.
Nếu bạn hướng tới đối tượng học sinh, sinh viên, hãy thiết kế logo thương hiệu theo phong cách trẻ trung, nhiều màu sắc. Nếu hướng tới đối tượng cặp đôi và gia đình thì một không gian ấm cúng và lãng mạn sẽ hấp dẫn hơn rất nhiều.
Bước 6: Thiết kế và thi công quán
Hiện nay có rất nhiều mẫu thiết kế quán đẹp và độc. Với nhiều ý tưởng từ hiện đại đến truyền thống, từ không gian mở, nhiều cây xanh đến các phòng kín sang trọng.
Bạn có thể tham khảo trên mạng để chọn cho mình một mẫu thiết kế phù hợp. Sau đó, bạn sẽ hiện thực hóa ý tưởng đó trên bản vẽ và tiến hành thi công. Tất nhiên là công việc này sẽ có đơn vị chuyên thiết kế và thi công hỗ trợ bạn.
Với mức giá hiện nay có thể dao động trên dưới 200.000đ/m2 tùy vào diện tích. Bạn nên giám sát việc thi công để đảm bảo tiến độ và hạn chế tối đa thất thoát.
Bước 7: Hoàn thiện menu
Một bản menu hoàn chỉnh nên được chia thành các nhóm đồ uống cụ thể giúp cho khách hàng nhiều sự lựa chọn với từ 30 món trở lên.
Ngoài việc phân chia theo hương vị bạn có thể phân chia theo dạng topping đi kèm như thạch, pudding, trái cây, ...
Bước 8: Nhập máy móc, nguyên vật liệu
Theo bạn thì mở quán trà sữa cần những máy móc và nguyên liệu gì? Và đầu tư những thứ này mất bao nhiêu? Chúng ta cùng tìm câu trả lời nhé!
Về máy móc thiết bị:
Máy dập nắp: Có 2 loại máy là dập nắp tự động và máy dập nắp thủ công. Chi phí cho 1 máy dập nắp tự động là khoảng 12 triệu. 1 khoản đầu tư không lớn nhưng lại giúp đẩy nhanh tốc độ phục vụ và giúp bạn có thể kiểm soát được số lượng trà sữa được bán ra.
Bình ủ trà: giúp bạn bảo quản trà 1 cách tốt nhất. Hiện nay có dạng bình ủ trà dung tích 12 lít. Một bình có giá hơn 1 triệu, vậy là chỉ cần đầu tư từ 2 đến 3 bình là bạn có thể thoải mái phục vụ khách hàng với số lượng nhiều nhất.
Nồi nấu trà: Bạn chỉ cần chuẩn bị 1 nồi lớn là ổn.
Máy xay: (tùy thuộc vào menu của quán)
Nếu trong thực đơn của bạn có món đá xay thì bạn cũng có thể đầu tư thêm máy xay đá cho quán. Bạn có thể sử dụng máy xay đá để trộn trà sữa để giúp trà được trộn đều hơn. Nhưng cũng không quá cần thiết.
Máy làm lạnh (tùy thuộc)
Máy làm lạnh trà giúp trà được bảo quản tốt hơn. Chi phí cho 1 máy làm lạnh đồ uống dao động từ 20.000.000đ
Về nguyên liệu pha chế trà sữa:
Trà: Tất nhiên là không thể thiếu món chính này rồi.
Các loại hương liệu
Món trà sữa quen thuộc được chia làm 2 loại chính: trà sữa dùng trà và trà sữa hương vị. Mỗi loại trà lại sử dụng các loại hương liệu khác nhau như bột trà sữa, syrup, đường nước…
Topping: Như đã nói thì topping quyết định tới 50% sự thành công của trà sữa. Chúng có thể là các loại thạch ăn kèm như trân châu đen, trân châu trắng, thạch trái cây, hạt thủy tinh, thạch Pudding, thạch dừa, đậu đỏ…
Các vật liệu cần dùng:
Có rất nhiều vật dụng cần chuẩn bị cho quán trà sữa của bạn như ly/chai nhựa đựng trà sữa, ống hút là các nguyên liệu. Tuy nhiên bạn nên sử dụng các nguyên liệu có nguồn gốc rõ ràng để đảm bảo an toàn cho khách hàng và tăng uy tín cho quán. Bạn có thể lựa chọn các mẫu chai nhựa có mẫu mã đẹp lại an toàn khi sử dụng.
Nên xem kĩ bài viết: chọn chai thủy tinh hay chai nhựa khi kinh doanh quán trà sữa
Bước 9: Các thủ tục pháp lý
Bạn nên hoàn thiện đầy đủ các thủ tục pháp lý như làm giấy đăng ký kinh doanh cho quán trước khi bắt đầu để đảm bảo quán hoạt động thuận lợi. Đừng nên xem nhẹ bước này nếu bạn muốn làm ăn lâu dài.
Bước 10: Chuẩn bị nhân sự cho quán
Nếu bạn đã có kiến thức về pha chế trà sữa thì việc tuyển nhân viên cũng như giám sát sẽ dễ dàng hơn.
Tùy vào hình thức hoạt động, bạn có thể tuyển nhân viên toàn thời gian hoặc bán thời gian. Bạn hoàn toàn có thể đứng ra pha chế hoặc thuê nhân viên mới và về đào tạo lại.
Bước 11: Đảm bảo quán vận hành tốt
Để quán hoạt động tốt thì bạn cần bắt đầu từ việc huấn luyện nhân viên (về pha chế, phục vụ, thanh toán).
Có một bí quyết là bạn nên cho quán chạy thử với bạn bè hoặc mở cửa đón khách nhưng chưa khai trương chính thức. Điều này sẽ giúp bạn rút kinh nghiệm và tìm ra các lỗ hổng trong vận hành. Đồng thời chuẩn bị sẵn sàng nhất cho đợt khai trương đông khách sắp tới.
Bước 12: Lên kế hoạch marketing cho quán
Khai trương là giai đoạn quan trọng nhất để quyết định quán có đông khách hay không. Nếu thu hút được 1 lượng khách lớn vào ngay thời điểm này, cộng với đồ uống ngon và thái độ phục vụ tốt, sẽ giúp bạn có được 1 lượng khách quen trong thời gian sắp tới.
Trong ngày khai trương chắc chắn sẽ phải có những ưu đãi hấp dẫn như:
● Mua 1 tặng 1, mua 2 tặng 1…
● Giảm giá theo %
● Khách mời nổi tiếng tham gia khai trương
● Miễn phí hoặc tặng kèm đồ ăn/đồ uống
● Ưu đãi cho những vị khách đầu tiên tới quán
Tùy vào chi phí và lợi nhuận của quán mà bạn sẽ chọn cho mình hình thức hợp lý nhất:
Quảng bá chương trình khuyến mãi đến nhiều người thông qua:
● Tờ rơi
● Mạng xã hội: facebook, instagram, zalo
● Trang tin tức: kenh14, foody, lozi
● Giới thiệu thông qua bạn bè người thân…
Kết luận
Trên đây chúng ta vừa tham khảo các bước chuẩn bị để mở một quán trà sữa. Có thể bước vào kinh doanh những ngày đầu bạn sẽ gặp không ít khó khăn nhưng mình tin rằng với niềm đam mê và ý chí quyết tâm sẽ giúp bạn vượt qua tất cả,
Không có việc gì là quá dễ dàng, từ những kinh nghiệm của các anh chị đi trước chúng ta may mắn học hỏi được và tự rút ra bài học cho mình. Với phương pháp “đứng trên vai người khổng lồ” này sẽ giúp bạn tiến nhanh hơn trên con đường của mình.
Chúc các bạn sẽ thành công.
